Một doanh nghiệp ở vùng Đại Lộc không thể chọn có gặp lũ hay không, nhưng có thể chọn gặp lũ trong tình trạng nào: hàng đã lên cao hay còn dưới sàn, hợp đồng đã có điều khoản thiên tai hay chưa, người lao động biết phải làm gì hay đứng nhìn nước vào. Một bản kế hoạch mùa lũ đơn giản, viết ra giấy và tập dượt mỗi năm, là thứ phân biệt doanh nghiệp mất vài ngày với doanh nghiệp mất cả mùa.
Bài này đi qua các phần của một kế hoạch như vậy cho doanh nghiệp nhỏ và vừa trong vùng: theo dõi cảnh báo, bảo vệ tài sản, con người, dữ liệu, hợp đồng và bảo hiểm, rồi khôi phục sau lũ. Nội dung là nguyên tắc chung; mỗi doanh nghiệp cần điều chỉnh theo vị trí, ngành nghề và kinh nghiệm của chính mình.
Hiểu lũ ở chỗ mình đứng
Vùng Đại Lộc được gọi là rốn lũ vì nằm ở nơi nước từ thượng nguồn Vu Gia và các nhánh sông dồn về đồng bằng. Nhưng mức độ ngập rất khác nhau giữa các nơi: đồng bãi trũng phía đông ngập sâu và lâu, khu trung tâm có chỗ ngập chỗ không, vùng gò đồi phía tây ít ngập nhưng có nguy cơ sạt lở và chia cắt đường.
Bước đầu tiên của kế hoạch là ghi lại lịch sử lũ tại chính cơ sở: mức nước cao nhất từng thấy, nước lên nhanh cỡ nào, ngập bao lâu, đường nào bị cắt trước. Nếu doanh nghiệp mới đến, hỏi chủ đất, hàng xóm, người làm lâu năm trong vùng; tìm vết nước cũ trên tường, cột.
Đánh dấu mức nước lớn nhất lên tường kho, xưởng bằng sơn bền màu. Vạch đó là chuẩn để quyết định đặt máy, kê hàng, đặt tủ điện cao bao nhiêu. Một con số cụ thể có ích hơn nhiều so với cảm giác chung chung rằng "chỗ này cũng hay ngập".
Ghi lại cả những điều ngoài mức nước: lũ thường đến vào tháng nào, lên trong ban đêm hay ban ngày, nước rút để lại lớp bùn dày cỡ nào. Những chi tiết này quyết định cần bao nhiêu người, bao nhiêu giờ để chuẩn bị và dọn dẹp.
Theo dõi cảnh báo: ai làm, xem ở đâu
Thời gian từ khi có cảnh báo đến khi nước vào là thời gian quý nhất. Doanh nghiệp nên phân công cụ thể:
- Một người chịu trách nhiệm theo dõi bản tin dự báo, cảnh báo lũ của cơ quan khí tượng thuỷ văn và thông báo của chính quyền xã, thành phố trong mùa mưa.
- Theo dõi thông báo vận hành xả lũ của các hồ thuỷ điện, thuỷ lợi thượng nguồn khi được công bố qua các kênh chính thức.
- Tham gia nhóm thông tin của thôn, xã để nhận cảnh báo nhanh từ người dân ở phía trên.
- Quy định sẵn ngưỡng hành động: khi mực nước báo động ở mức nào thì bắt đầu chuyển hàng, khi nào cho người lao động về, khi nào cắt điện.
- Có người dự phòng khi người phụ trách chính vắng mặt.
Nhiều thiệt hại không phải do lũ quá lớn mà do không ai để ý cảnh báo vào ban đêm, đến sáng thì nước đã vào xưởng.
Ngưỡng hành động nên ghi bằng việc cụ thể, ví dụ "khi xã báo sơ tán thôn bên cạnh thì chuyển toàn bộ hàng tầng trệt lên sàn lửng", thay vì những câu chung như "theo dõi sát tình hình".
Bảo vệ hàng hoá, máy móc, xe cộ
Nguyên tắc chung là thứ gì quý và sợ nước thì phải có chỗ ở trên vạch nước lũ lớn nhất. Hàng hoá trong kho xếp trên kệ cao hoặc trên sàn lửng; tầng dưới dành cho hàng chịu nước hoặc để trống trong mùa mưa. Máy móc nặng không di chuyển được thì đặt trên bệ cao ngay từ khi lắp đặt.
Xe tải, xe nâng, máy xúc cần có điểm tập kết ở nơi cao, và đường đi tới đó phải còn thông khi nước bắt đầu lên. Nhiều doanh nghiệp mất xe vì chờ đến lúc nước ngập đường mới di chuyển. Hồ sơ xe, chìa khoá dự phòng để cùng chỗ với giấy tờ quan trọng của doanh nghiệp.
Tủ điện, ổ cắm, máy phát điện đặt cao. Trước khi nước vào, cắt điện khu vực sẽ ngập. Hoá chất, xăng dầu, phân bón, thuốc bảo vệ thực vật phải được chuyển lên cao hoặc chứa trong thùng kín, cố định chắc — nếu bị nước cuốn đi, chúng gây ô nhiễm cả vùng và doanh nghiệp phải chịu trách nhiệm.
Người lao động: an toàn trước, sản xuất sau
Nhiều doanh nghiệp ở vùng Đại Lộc dùng lao động địa phương, những người cũng phải lo nhà cửa của chính mình khi lũ về. Kỳ vọng họ ở lại xưởng chuyển hàng trong khi nhà họ đang ngập là không thực tế và không công bằng. Kế hoạch tốt cho người lao động về sớm, chuyển hàng trước khi nước lên, và không bao giờ yêu cầu ai làm việc trong vùng nước chảy xiết.
Lao động từ nơi khác đến, ở trọ quanh khu công nghiệp, thường không có kinh nghiệm với lũ xứ Quảng. Doanh nghiệp nên phổ biến cho họ những điều cơ bản: điểm tránh trú gần nhất, đường đi, cách giữ liên lạc, và không lội qua dòng nước chảy.
Sau lũ, nhiều người lao động bị thiệt hại về nhà cửa. Một số doanh nghiệp tạm ứng lương, cho nghỉ có lương vài ngày để sửa nhà, hay tổ chức hỗ trợ lẫn nhau. Những việc này không bắt buộc ngoài phạm vi luật lao động, nhưng chính là thứ giữ người lao động gắn bó lâu dài.
Cũng nên lập danh sách liên lạc của mọi người lao động kèm nơi ở, để sau lũ biết ai bị ảnh hưởng nặng, ai cần giúp, ai có thể quay lại làm sớm. Danh sách này giữ ở hai nơi, trên điện thoại của quản lý và một bản giấy trong hộp hồ sơ.
Hợp đồng và bảo hiểm: chuẩn bị trên giấy
Điều khoản bất khả kháng. Hợp đồng bán hàng, cung cấp dịch vụ, thi công nên có điều khoản rõ về thiên tai: thế nào là sự kiện bất khả kháng, thông báo cho bên kia trong bao lâu, nghĩa vụ được tạm hoãn ra sao. Với doanh nghiệp ở vùng lũ, đây không phải điều khoản trang trí.
Thông báo đúng cách. Khi lũ làm chậm giao hàng, thông báo cho đối tác bằng văn bản hoặc tin nhắn lưu được, càng sớm càng tốt, kèm bằng chứng như ảnh chụp, thông báo của chính quyền. Im lặng rồi giải thích sau thường dẫn tới tranh chấp.
Bảo hiểm tài sản. Bảo hiểm cháy nổ và mọi rủi ro tài sản có thể mở rộng cho lũ lụt tuỳ hợp đồng. Đọc kỹ phần loại trừ, mức khấu trừ, điều kiện về cao độ kê hàng. Một số công ty bảo hiểm thận trọng với địa bàn hay ngập; hỏi nhiều nơi và giữ hồ sơ về các biện pháp phòng ngừa.
Hồ sơ chứng minh thiệt hại. Danh mục tài sản, hoá đơn mua máy móc, sổ kho cập nhật là căn cứ để bảo hiểm bồi thường và để làm việc với cơ quan thuế về hàng hư hỏng. Lưu bản điện tử ở nơi khác ngoài văn phòng.
Dữ liệu và sổ sách: đừng để lũ cuốn theo
Doanh nghiệp nhỏ ở nông thôn hay để sổ sách giấy, máy tính bàn ngay tầng trệt văn phòng. Lũ vào là mất cả hoá đơn, chứng từ, hợp đồng, sổ công nợ — những thứ có nghĩa vụ lưu trữ theo quy định kế toán, thuế. Khôi phục lại tốn công gấp nhiều lần việc phòng ngừa.
Cách làm đơn giản: dùng phần mềm kế toán, bán hàng lưu trữ trực tuyến; quét, chụp các chứng từ quan trọng; sao lưu dữ liệu định kỳ ra ổ đĩa đặt ở nơi khác, ví dụ nhà của chủ doanh nghiệp ở vùng cao hay văn phòng đối tác ở trung tâm Đà Nẵng. Chứng từ giấy bắt buộc lưu thì để trong thùng kín đặt trên cao.
Hoá đơn điện tử, tờ khai thuế điện tử đã giảm nhiều rủi ro mất chứng từ. Nhưng chữ ký số, mật khẩu tài khoản cũng cần được bảo quản: chữ ký số dạng thiết bị cắm cần để cùng giấy tờ quan trọng, và nên có phương án dự phòng khi thiết bị bị hỏng.
Khôi phục sau lũ: thứ tự hợp lý
Nước rút, áp lực quay lại sản xuất rất lớn. Làm theo thứ tự giúp tránh tai nạn và thiệt hại thêm:
- Kiểm tra an toàn kết cấu nhà xưởng, hệ thống điện trước khi cho người vào làm việc; điện phải được thợ kiểm tra trước khi đóng lại.
- Chụp ảnh, quay phim toàn bộ thiệt hại trước khi dọn dẹp, phục vụ bảo hiểm và các thủ tục liên quan.
- Dọn bùn, làm vệ sinh, khử trùng khu vực sản xuất, nhất là cơ sở thực phẩm.
- Kiểm kê hàng hoá, phân loại hàng còn dùng được và hàng phải huỷ; lập biên bản cho hàng huỷ.
- Kiểm tra, bảo dưỡng máy móc trước khi chạy lại; máy ngâm nước chạy ngay có thể hỏng nặng hơn.
- Liên hệ khách hàng, nhà cung cấp, thông báo kế hoạch khôi phục và thời gian giao hàng mới.
- Hỏi cơ quan thuế, ngân hàng về các chính sách hỗ trợ sau thiên tai nếu có.
Sau mỗi mùa lũ, họp rút kinh nghiệm: chỗ nào nước vào nhanh hơn dự tính, việc gì làm chậm, thứ gì bị bỏ quên. Sửa kế hoạch ngay khi còn nhớ rõ.
Chuỗi cung ứng cũng ngập: nhà cung cấp và khách hàng
Doanh nghiệp tự bảo vệ được kho xưởng của mình vẫn có thể bị gián đoạn vì nhà cung cấp, khách hàng, đơn vị vận tải cũng nằm trong vùng lũ. Nguyên liệu từ đồng bãi không thu hoạch được, xe chở hàng không qua được đoạn đường ngập, khách hàng ở hạ lưu cũng đang dọn bùn. Lũ ở vùng Đại Lộc hiếm khi chỉ ảnh hưởng một cơ sở.
Kế hoạch nên trả lời: nguyên liệu chính lấy từ đâu, nếu nguồn đó gián đoạn hai tuần thì lấy ở đâu thay; khách hàng lớn nhất là ai, họ có bị ảnh hưởng cùng lúc không; có đơn vị vận tải dự phòng không. Tích trữ một ít nguyên liệu trước mùa mưa, đa dạng nguồn cung từ cả vùng cao lẫn vùng thấp, ký hợp đồng khung với hai đơn vị vận tải là những cách thường dùng.
Với khách hàng, nên chủ động thông báo trước mùa mưa về khả năng chậm giao hàng trong các đợt lũ, đề nghị họ tính tồn kho dự phòng. Khách hàng ở trung tâm Đà Nẵng hay tỉnh khác có thể không hình dung được một tuần chia cắt ở vùng rốn lũ là thế nào; nói trước giúp giữ quan hệ.
Câu hỏi thường gặp
Doanh nghiệp nhỏ có cần viết kế hoạch mùa lũ thành văn bản không?
Không có quy định bắt buộc đối với mọi doanh nghiệp nhỏ, nhưng viết ra giúp mọi người biết việc của mình khi người quản lý vắng mặt. Một hai trang giấy dán ở văn phòng, kho, xưởng là đủ; cập nhật mỗi năm trước mùa mưa.
Lũ làm chậm giao hàng thì có bị phạt hợp đồng không?
Tuỳ hợp đồng. Nếu hợp đồng có điều khoản bất khả kháng và bạn đã thông báo đúng cách, nghĩa vụ có thể được tạm hoãn hoặc miễn trách nhiệm theo thoả thuận và pháp luật. Nếu hợp đồng không có, việc xử lý theo quy định chung của luật dân sự, thương mại.
Mua bảo hiểm tài sản cho kho ở vùng hay ngập có được không?
Có thể được, nhưng điều kiện và phí bảo hiểm phụ thuộc đánh giá rủi ro của công ty bảo hiểm. Một số hợp đồng loại trừ lũ lụt hoặc yêu cầu biện pháp phòng ngừa cụ thể. Hỏi nhiều nơi, đọc kỹ điều khoản trước khi ký.
Có chính sách hỗ trợ doanh nghiệp bị thiệt hại do lũ không?
Tuỳ từng đợt thiên tai và quyết định của cơ quan có thẩm quyền, có thể có chính sách gia hạn, miễn giảm thuế, khoanh nợ, cho vay ưu đãi. Theo dõi thông báo chính thức của thành phố, cơ quan thuế, ngân hàng sau mỗi trận lũ lớn.
Có nên chuyển hẳn nhà xưởng lên vùng cao để tránh lũ?
Đó là quyết định đầu tư lớn, phụ thuộc vào nguồn nguyên liệu, khách hàng, lao động, chi phí đất và vận chuyển. Nhiều doanh nghiệp chọn cách ở giữa: giữ cơ sở sản xuất gần nguyên liệu, chuyển kho thành phẩm và văn phòng lên nơi cao.